作为在县城一家机关单位当了7年办公室主任的我，亲身遇到过这样的事儿，因为一次聚餐组织不到位，引发了大家的不满，最后自己也受到了损失。

6年前的春节前，我刚当办公室主任不到一年，工作经验不是很丰富。这天，单位局长把我叫到办公室，对我说他提议大家AA制聚一次餐，一年来大家辛苦工作都不容易，趁快要放假放松放松。你在单位群里发个通知，把意思说清楚，费用采取AA制，大家想去的就去，不想去的随他们意愿，也没什么难为人的。
既然局长发话了，我这个办公室主任没话说，按照局长的意思开始筹划。略加思索，编了一条信息发到群里，大意是春节将至，加上大家辛苦工作了一年，取得了优异的成绩，大家在春节放假前夕聚一下，费用AA，同意的回复一声。没想到大家都纷纷回复，除了两个已经去了外地的探亲的，大家都能够参加。
看到大家都愿意，我马上联系聚餐酒店，节假日临近，很多包厢都提前被人预订，不好找地方。一连问了几家环境好一点的都满员了，最后只好选了一家离县城远一点的农家庄园，订了三个包厢，让服务人员按照每人200元价位推荐一个合理的菜单发给了我。
包厢定好后，我把具体位置发到了群里，并把菜单也发给了大家，说有什么意见提前提出来，我好及时联系更换。消息发出去几分钟后，单位李副局长打来电话，说小张我看了你定的包厢和菜品，位置有点远，大家都要喝酒，到时候不方便回家，另外菜品价位也很贵，不划算。我说我都找了好几家都满员了，最后无奈才定的这家。李副局长说我给你介绍一家，我的朋友开的饭庄，位置就在县城中心地带，环境不错，物美价廉，你联系一下，就说我推荐的，她肯定还打折呢！
李副局长打完电话，给我发了一个联系方式。我想着李副局长说的也在理，确实离县城有点远了，大家来回不方便。而且如果打折的话，又能节省很多费用，就联系了这家饭庄老板刘总。刘总很热情，说您放心，我们肯定会让您满意。我说三个包厢下来大概需要多少钱？刘总说这个您不用操心，我们整体下来比其他地方便宜很多。听了刘总的话，我也不好意思多问就定了下来，又在群里发信息，说是为了方便和实惠，改了地点，请大家到时准时参加，不要走错地方。
这天下午下班后，我早早到了饭庄，张罗着端茶倒水，大家三三两两都来了，不一会儿，局长也来了，他竟然叫人送来两箱五粮液，爱喝酒的几位心理乐开了花，凑上前去赶紧接着拆开，有人找酒具有人打开酒。到了规定时间，大家按次序就坐，菜品上齐，局长致感谢词，完了之后，又挨个敬酒致意。大家吃菜的吃菜，喝酒的喝酒。局长敬了一圈酒，酒兴来了，又在几位爱喝酒的同事的招呼下推杯换盏。大家谈天论地，一身轻松。都感慨好久没有组织过这样的聚餐了。

到了最后，大家都酒饱饭足，我准备结账走人。把刘总叫来，让她结账。刘总叫人把打好的单子拿到我跟前，我定睛一看，好家伙，三桌菜品八千多元，比我预算每人200高出了很多。
我说当时你不是说比其他地方便宜吗？刘总说这我都打了折扣呢，其他地方你打听打听。我是哑巴吃黄连，有苦说不出啊，只好结了账！考虑到大家都喝了酒都迷糊，我到第二天才把平摊的餐费发到群里，每人将近300元，大家似乎都不愿意了，有人说不是说好的200元吗，怎么超出这么多？有人干脆群里不发话。无奈之下我只好垫付了超出的部分，我准备的过年的费用都花里边去了，后来给我转费用的也零零星星，一半都没回来，我又不好意思挨个去要。回家后被媳妇骂惨了！

通过这件事儿，我总算长了个记性，在以后组织聚餐活动时，再也没发生类似的问题。

单位AA制聚餐，假如费用超出预算很多，而你是组织人员，就不应该发生这样的事儿。但是事情已经发生了，该怎么办呢？

第一、做好解释工作。聚餐的费用实际支出总会和预算有出入，如果高出预算不是很高，一般情况下大家是可以理解的，也不在乎高出的几十元钱，都会支付。如果有人因为超出的不多的几十元钱有意见，这时候需要组织人员做好解释，哪些地方遗漏了或没预计到，超出了预算，一一解释到位。如果超出了，自己要诚恳道歉，承认自己组织能力不足，出现了失误。实在有人不出钱，自己先垫付了，回头向领导汇报，总有办法解决的。

第二、事后做好总结。俗话说吃一堑长一智。在以后组织类似的聚餐时：

一要亲力亲为，选好地点，定好菜品酒水种类和价格。在聚餐前，联系好聚餐的酒店，货比三家，选择价格便宜饭菜质量好、环境好的地方聚餐，一定要亲自去看，看了之后才能知道环境和菜品好坏，要和酒店老板或者负责人把菜品酒水定下来，聚餐价格谈清楚。千万不要随便听别人的不成熟建议，在谈价格的时候出现模棱两可的情况，到了最后说不清楚。

二要算好预收费用，提前收取到位。和酒店商量好聚餐费用后，把包括打车、娱乐等各种其他费用汇总，平均分摊到每人，尽量比预算再多收一点，做到多退少补，有备无患。然后按照参加聚餐的人数逐一收取费用，不交费用者不得参加，以免有人参加了聚餐，装作不知道，事后一直赖着不付账。

三是事后公开明细。聚餐结束后，每一项涉及到聚餐的费用，都罗列出来，发到群中让每一个人看到，只有公开公正透明，大家才不会有疑问。

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